Comment rendre vos réunions efficaces et participatives

Vous trouvez que la plupart des réunions sont inefficaces et pas assez participatives ? Vous avez l’impression que vos réunions n’atteignent pas leurs objectifs, que vous vous sentez désengagé.e.s ou que vous avez perdu votre temps ? Brigitt Altwegg, Chargée de programmes pour le renforcement de la confiance auprès d’I&C Suisse, et Anna Krebs, facilitatrice, coach et professionnelle du développement organisationnel, partagent quelques conseils simples pour remédier à cette situation.

En amont et en début de réunion

Définissez clairement quelles sont les personnes en charge de l’organisation et de l’animation de la réunion, ainsi que leurs responsabilités respectives. Il peut s’agir de deux personnes distinctes ou d’une seule et même personne. Changer à tour de rôle de personne responsable permet à chaque membre de l’équipe de pratiquer ses compétences en facilitation et permet également au groupe de grandir ensemble. C'est aussi un bon moyen d’insuffler une nouvelle dynamique et de casser les habitudes.

Envoyez aux participant-e-s une invitation concise qui mentionne les points à l'ordre du jour, le contexte, les objectifs, les résultats attendus, le ou la responsable de la réunion, les participant.e.s, le calendrier et les lectures obligatoires.

Si vous n’êtes pas sûr.e.s que les personnes auront eu le temps de lire les documents à l'avance, planifiez une heure au début de la réunion pour les parcourir ensemble.

Dans le cas d'une réunion ad hoc, créez ensemble un « agenda volant » : demandez aux participant-e-s d'écrire leurs sujets / objectifs les plus importants pour la réunion sur un post-it, mettez-les sur un tableau et votez pour les éléments que vous souhaitez aborder et dans quel ordre.

Utilisez les quadrants de Covey (voir image ci-dessous) pour hiérarchiser les éléments en fonction de leur importance et de leur urgence.

Faites un tour de parole pour connaître l’état d’esprit des participant-e-s et ce qui les préoccupe.

Pourquoi ces tours de parole sur l’état d’esprit des participant.e.s sont-ils importants ?

• Ils renforcent la participation. Il est démontré que si chaque personne prend la parole au cours des cinq premières minutes d’une réunion, elle s'exprimera alors plus facilement par la suite ;
• Ils permettent de focaliser l’attention sur le sujet de la réunion. Les participant-e-s peuvent s’aider mutuellement à mettre temporairement de côté ce qui les préoccupe ;
• Ils donnent aux participant-e-s un espace pour partager à un niveau plus personnel leurs émotions et préoccupations, au degré qu'ils et elles choisissent. Lorsque cela est fait régulièrement et de manière sincère, la cohérence et la confiance au sein de l'équipe peuvent se développer. Exemples de questions : « Avant de passer à l’ordre du jour, à quoi pensez-vous en ce moment ? », « Qu'attendez-vous de cette réunion ? », « Quel mot décrit le mieux votre état d’esprit actuel ? »…

Donnez quelques informations brèves sur le cadre de la réunion :

• Répétez le but et les objectifs de la réunion, expliquez l’état d’esprit nécessaire à leur réalisation ;
• Clarifiez les attentes ;
• Présentez l'ordre du jour et clarifiez la logistique ;
• Définissez, ou rappelez aux participant.e.s les règles ou directives concernant les interactions et la participation, la confidentialité, la prise de décision et la répartition des tâches (maintien de l’heure, prise de notes). Vous pouvez également utiliser une minuterie comme un sablier de cuisine.

Pendant la réunion

Ayez recours à différents formats participatifs ou outils de facilitation adaptés à la situation et permettant à tout-e-s les participant.e.s de contribuer à la discussion de manière équitable dès le début de la réunion, en tenant compte de leurs méthodes d'apprentissage et des différentes personnalités. Donnez-leur la possibilité de gérer leur temps de parole.

Organisez des réunions debout si le problème peut être résolu rapidement.

Sinon, retirez les tables et disposez les chaises en cercle.

Gérez le temps de parole des participant-e-s. Pour les participant.e.s qui ont tendance à trop parler, vous pouvez par exemple les remercier, répéter ce qu'ils ou elles ont dit pour reconnaître que vous les avez entendu.e.s ou leur attribuer d’autres tâches supplémentaires (photos, prise de notes, chronométrage, aide spéciale, etc.). Pour faciliter la participation, vous pouvez par exemple vous mettre d’accord sur un signe à faire lorsqu’une personne souhaite intervenir, utiliser le silence pour créer un espace de réflexion, faire un tour du cercle, se mettre en binômes ou en petits groupes et demander de rapporter ensuite les discussions ou utiliser d’autres formes de facilitation qui ne nécessitent pas de parole.

Utilisez un tableau « aire de stationnement » pour noter les idées importantes qui ne rentrent pas dans le thème de la réunion.

Utilisez un tableau visuel KANBAN (voir l’image ci-dessus) pour suivre l’évolution de la réunion et pour vous donner une idée de son accomplissement à la fin.

Utilisez le « vote par points » (« dot voting ») (voir image ci-dessous) si vous devez choisir quelque chose ou choisir entre différentes options. Les participant.e.s votent pour les options choisies en utilisant un nombre limité de stickers ou de marques avec des stylos.

Lorsque la conversation s'interrompt ou qu'il y a de la tension, prenez un moment de silence et écoutez les différentes perspectives.

Pour terminer la réunion

Valorisez le succès : demandez à une personne de partager un moment de succès vécu dans son travail, ou prenez un moment pour donner un retour positif.

Décidez de la suite :

• • Identifiez les prochaines étapes ;
  • Décidez qui sera responsable de quoi et comment chacun.e suivra ses progrès ;
  • Soyez conscient.e.s des conséquences qu’entraîne un travail rendu en retard (ce que cela signifie pour l'autre personne) ;
  • Envoyez un résumé immédiatement après la réunion ;
  • Il est également possible de réfléchir à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Révision : prenez quelques minutes pour demander comment la réunion pourrait être améliorée la prochaine fois (méthode Kaizen).

Sortie : comme pour le début de la réunion, vous pouvez effectuer un tour rapide des impressions des participant.e.s, par exemple en demandant aux participant.e.s d'indiquer leur humeur ou de synthétiser leurs idées en un mot.

Nous nous réjouissons de recevoir vos commentaires et conseils personnels permettant de rendre les réunions plus efficaces !

N.B. Si vous voulez en savoir plus sur la facilitation de dialogues, reportez-vous à notre prochaine formation dans ce domaine qui se tiendra du 28 au 31 octobre 2019 à Genève. Nous vous proposons également nos services et notre expertise en animation pour votre propre dialogue ou événement !