Wie Sie effiziente und partizipative Meetings gestalten

Glauben Sie auch, dass wir viel zu viele ineffektive Meetings ohne echte Partizipation abhalten? Ihr Meeting hat vielleicht nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt, Sie fühlen sich nicht eingebunden oder haben den Eindruck, kostbare Zeit verschwendet zu haben. Brigitt Altwegg, Programmleiterin für Vertrauensbildung bei IofC Schweiz, und Coach Anna Krebs, Expertin für Dialogmethoden, Organisationsentwicklung geben Tipps, um hier Abhilfe zu schaffen.

Vor und bei Beginn des Meetings:

Machen Sie klar, wer das Meeting einberuft, wer es moderiert und welche Zuständigkeiten sie jeweils haben. Organisatorin/Organisator und Facilitatorin/Facilitator können, müssen aber nicht ein und dieselbe Person sein. Sich bei der Moderation abzuwechseln, ermöglicht es allen Teammitgliedern, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und als Gruppe zusammenzuwachsen. Zudem können damit gewisse Dynamiken und alte Gewohnheiten durchbrochen werden.

Verschicken Sie eine kurze und präzise Einladung an die Teilnehmenden, in der Tagesordnung, Kontext, Ziele, die gewünschten Ergebnisse, Meetingsleitung, die Teilnehmenden, Zeit und Datum und die nötige Vorbereitung genannt werden.

Falls Sie unsicher sind, ob die Teilnehmenden die Dokumente vorab gelesen haben, veranschlagen Sie zu Beginn des Meetings die nötige Zeit zum Durchlesen.

Entwickeln Sie bei einem spontanen Meeting vor Ort gemeinsam eine Ad-hoc-Agenda: Bitten Sie die Teilnehmenden, die wichtigsten Themen/Ziele auf ein Post-it zu schreiben. Kleben sie diese auf ein Flipchart und stimmen Sie darüber ab, welche Themen in welcher Reihenfolge behandet werden.

Nutzen Sie den Eisenhower/Covey-Quadranten (siehe Bild), um Themen entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren.

Lassen Sie die Teilnehmenden gedanklich ankommen und fragen Sie, was die Leute beschäftigt, bevor Sie mit dem Meeting beginnen.

Warum ist dieses "Ankommen" so wichtig?

• Es wirkt sich positiv auf die Beteiligung aus. Wenn jeder Anwesende innerhalb der ersten fünf Minuten spricht, ergreift er/sie auch später eher das Wort.
• Es erhöht die Konzentration auf das Thema des Meetings, weil dadurch andere Gedanken gewürdigt und vorübergehend beiseitegelassen bleiben können.
• Es gibt den Teilnehmenden den Raum, auch über Dinge zu sprechen, die sie persönlich beschäftigen, insofern sie dies wünschen. Wenn dieser Austausch regelmässig und authentisch ist, können dadurch der Zusammenhalt und das Vertrauen innerhalb des Teams gestärkt werden. Beispielfragen: Bevor wir zur Tagesordnung kommen: Was beschäftigt Sie derzeit? Was wollen Sie während des Meetings erreichen? Welches Wort beschreibt Ihre Stimmung derzeit am besten?

Geben Sie kurz den Rahmen des Meetings vor:

• Erläutern Sie erneut den Zweck und die Ziele des Meetings, beziehen Sie sich auf die Einstellung, die zu deren Umsetzung nötig ist.
• Klären Sie Erwartungen.
• Stellen Sie die Tagesordnung vor und klären Sie logistische Fragen.
• Definieren oder erinnern Sie die Teilnehmenden an die Regeln oder Richtlinien hinsichtlich Austausch, Teilnahme, Vertraulichkeit, Entscheidungsfindung und Aufgabenverteilung (z. B. Einhaltung des Zeitrahmens, Notizen). Sie können auch einen Timer, beispielsweise eine Eieruhr, verwenden.

Während des Meetings

Greifen Sie auf verschiedene partizipative Methoden oder Techniken der Dialogförderung zurück, die zur Situation passen und es jedem Teilnehmenden erlauben, von Beginn an gleichberechtigt an der Konversation teilzunehmen. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Lernmethoden und Persönlichkeiten. Fördern Sie die eigenständige Verwaltung der Redezeiten.

Halten Sie Meetings im Stehen ab, wenn Themen schnell besprochen werden können.

Stellen Sie ansonsten die Tische an die Seite und bilden Sie mit den Stühlen einen Kreis.

Achten Sie auf die Redezeit der Teilnehmenden. Wenn Teilnehmende sehr viel sprechen, wiederholen Sie ihre Äusserungen, um damit ihren Beitrag zu würdigen oder übertragen Sie ihnen weitere Aufgaben (Fotos, Notizen, Zeitrahmen, Unterstützung usw.). Um jeden zu Wort kommen zu lassen, können Sie zum Beispiel ein Zeichen vereinbaren, wenn jemand etwas sagen möchte, Stille einsetzen, um Raum zum Nachdenken zu geben, im Kreis herumlaufen, das Team in Paare oder Kleingruppen aufteilen und um Rückmeldungen bitten oder andere Formen der Dialogförderung einsetzen, die kein Reden erfordern.

Nutzen Sie ein Flipchart zum "Parken" von Ideen, die nicht zum Thema passen, aber wichtig sind.

Nutzen Sie eine visuelle Kanban-Tafel (siehe Bild oben), um zu verfolgen, wie sich das Meeting entwickelt und am Ende einen Überblick über das Erreichte zu haben.

Wenn Sie über etwas abstimmen oder zwischen verschiedenen Optionen wählen wollen, nutzen Sie eine sogenannte ‚Punkt-Abstimmung‘ (siehe Bild unten). Die Teilnehmenden stimmen hierbei mit einer begrenzten Anzahl Klebepunkten oder Stiften ab.

Wenn die Gespräche ins Stocken geraten oder Spannungen auftreten, nutzen Sie einen Moment der Stille und eine Erkenntnisrunde.

Am Ende des Meetings

Zeigen Sie Erfolge auf. Bitten Sie die Teilnehmenden, über kleine Fortschritte bei der Arbeit zu sprechen oder geben Sie positive Rückmeldung.

Definieren Sie die nächsten Aktionen:

• Identifizieren Sie die nächsten Schritte;
• entscheiden Sie, wer wofür verantwortlich ist und wie die Fortschritte gemessen werden;
• bestimmen Sie die Konsequenzen oder machen Sie auf die Folgen von nicht rechtzeitiger Lieferung aufmerksam (was bedeutet das für andere);
• verschicken Sie nach dem Meeting sofort eine Zusammenfassung;
• Sie können auch die Tagesordnung für das nächste Meeting erarbeiten.

Rückblick: Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen Sie, wie das Meeting verbessert werden könnte (Kaizen).

Abschluss: Wie zu Beginn des Meetings können Sie auch am Ende eine kurze Abschlussrunde abhalten und die Teilnehmenden beispielsweise nach ihrer Stimmung fragen oder sich erkundigen, was sie vom Meeting mitgenommen haben.

Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Tipps für effektivere Meetings. Und wer weiss, vielleicht treffen wir uns ja bald bei einer Veranstaltung oder einem Training für Dialogförderung?

Hier finden Sie weite Informationen zu unserem nächsten Training zu Gruppendialogmethoden vom 28.-31. Oktober in Genf. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie für Ihre Veranstaltung an unseren Angeboten zu Dialogförderung interessiert sind.